Obecné podmínky pro vystavovatele a prodejce

Odesláním formuláře výše souhlasíte s těmito Obecnými podmínkami pro vystavovatele a prodejce.

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto podmínky upravují účast vystavovatelů a prodejců na multižánrovém festivalu Letem světem (dále jen „festival“). Pořadatelem konkrétního ročníku (dále jen „pořadatel“) je subjekt uvedený v potvrzení účasti a na faktuře.

1.2 Podmínky platí pro všechny, kdo se festivalu účastní s prodejním, prezentačním, gastro nebo výstavním stánkem (dále jen „vystavovatel“). Platí také pro jeho zaměstnance a pomocníky.

1.3 Odesláním přihlášky vystavovatel potvrzuje, že se s podmínkami seznámil a souhlasí s nimi. Podrobnosti ke konkrétnímu ročníku obdrží v potvrzení účasti. Jde o termín, místo konání, časy příjezdu, cenu a přidělené místo.

2. Koho na festivalu rádi vidíme

2.1 Festival je komunitní akce o cestování, kulturách a inspiraci, ne komerční trh. Vybíráme vystavovatele, jejichž nabídka odpovídá duchu festivalu. Patří sem například:

• ručně vyráběné a fair trade zboží a produkty z malých dílen,
• cestovatelské vybavení, knihy a mapy,
• káva, čaj a jídlo z různých koutů světa,
• neziskové organizace, cestovní kanceláře a projekty spojené s cestováním a osobním rozvojem.

2.2 Pořadatel si vyhrazuje právo přihlášku bez udání důvodu nepřijmout. Může také omezit počet stánků se stejným nebo podobným sortimentem.

2.3 Výhradní právo na prodej určitého sortimentu (např. kávy) žádný vystavovatel automaticky nemá. Je možné si ho sjednat za příplatek, a to vždy předem a písemně s pořadatelem.

2.4 Na festivalu není povolen prodej ani propagace zboží, které je:

• padělané, nebezpečné nebo nelegální,
• eticky sporné (např. výrobky z ohrožených druhů),
• urážlivé.

Nejsou povoleny ani politické a náboženské agitace. Prodej alkoholu a tabákových výrobků je možný jen po předchozí dohodě s pořadatelem.

3. Přihláška a potvrzení účasti

3.1 Zájem o účast vystavovatel projeví prostřednictvím formuláře na této stránce. Přihláška je závazná až po dvou krocích: písemném potvrzení pořadatelem (e-mailem) a úhradě poplatku za místo.

3.2 V přihlášce vystavovatel pravdivě uvede sortiment, požadovaný rozměr stánku a nároky na elektřinu. Na festivalu smí prodávat jen sortiment uvedený v přihlášce. Změny je nutné předem odsouhlasit s pořadatelem.

4. Poplatek za místo a platební podmínky

4.1 Výše poplatku se liší podle ročníku a místa konání. Informace o cenách poskytne na vyžádání Šárka Žižková (sarka@svetem.net).

4.2 Poplatek vystavovatel hradí na základě faktury vystavené pořadatelem, v termínu splatnosti uvedeném na faktuře. Pokud ho neuhradí včas, pořadatel může místo nabídnout jinému zájemci.

4.3 Poplatek pokrývá náklady na prostor a zázemí festivalu. Vystavovatel se může zapojit do programu, například přednáškou, workshopem, ochutnávkou nebo dílničkou pro děti. V takovém případě se lze dohodnout na snížení poplatku nebo na vzájemném protiplnění.

5. Zrušení účasti (storno)

5.1 Pokud vystavovatel zruší účast písemně nejpozději 14 dní před začátkem festivalu, pořadatel mu vrátí uhrazený poplatek v plné výši.

5.2 Pokud účast zruší později nebo se na festival nedostaví, poplatek se nevrací. Pokud ještě nebyl uhrazen, je vystavovatel povinen ho zaplatit.

5.3 Pokud festival zruší pořadatel ze svých důvodů, vrátí vystavovateli poplatek v plné výši. Pro zrušení z důvodu vyšší moci platí článek 12.

6. Místo a stánek

6.1 Umístění stánku určuje pořadatel. Přihlíží přitom k povaze sortimentu, technickým možnostem prostoru a programu festivalu. Z provozních důvodů může přidělené místo změnit, a to i v den konání festivalu.

6.2 Pokud není dohodnuto jinak, vystavovatel si zajišťuje vlastní vybavení (stůl, stan, židle, osvětlení, prodlužovací kabely). Vybavení musí být stabilní a bezpečné. U venkovních akcí musí být zajištěné proti větru a dešti.

6.3 Stánek musí zůstat v rámci přiděleného prostoru. Nesmí blokovat únikové cesty, vchody ani průchody pro návštěvníky.

6.4 Místo nelze bez souhlasu pořadatele přenechat, podnajmout ani sdílet s jinou osobou.

6.5 Vystavovatel dbá na úhledný vzhled stánku, který odpovídá atmosféře festivalu. Reprodukovaná hudba, ozvučení a hlasité vyvolávání nejsou bez předchozí dohody s pořadatelem povoleny.

6.6 Vystavovatel musí mít stánek po celou dobu festivalu viditelně označený údaji o provozovateli. Jde o obchodní firmu nebo jméno a příjmení, IČO a jméno a příjmení osoby odpovědné za provoz stánku. Označení musí být čitelné pro návštěvníky, aby bylo zřejmé, kdo zboží nebo služby nabízí a kdo za ně odpovídá.

6.7 Vystavovatel oznámí pořadateli předem jméno a telefonní kontakt odpovědné osoby. Ta musí být během festivalu na místě nebo trvale dosažitelná a jedná za vystavovatele s pořadatelem, návštěvníky i kontrolními orgány.

7. Provoz během festivalu

7.1 Časy příjezdu, instalace a demontáže sdělí pořadatel v potvrzení účasti nebo v organizačních pokynech. Stánek musí být připraven před otevřením festivalu pro veřejnost.

7.2 Stánek musí být v provozu po celou dobu otevření festivalu. Předčasně ho lze zavřít jen po dohodě s pořadatelem.

7.3 Vjezd a parkování v areálu jsou možné jen na místech a v časech, které určí pořadatel. Během programu je pohyb vozidel v areálu zakázán.

7.4 Vystavovatel se řídí:

• pokyny pořadatele,
• pokyny správce objektu a jeho pracovníků,
• provozním řádem místa konání,
• pokyny složek integrovaného záchranného systému.

8. Elektřina

8.1 Požadavek na připojení k elektřině je nutné uvést v přihlášce, včetně příkonu spotřebičů. Na místě ho nelze garantovat. Připojení může být zpoplatněno.

8.2 Vystavovatel smí používat jen spotřebiče a kabely v bezvadném technickém stavu. Na požádání předloží doklad o jejich revizi. Pořadatel může odpojit zařízení, které ohrožuje bezpečnost nebo přetěžuje síť.

9. Prodej potravin a nápojů

9.1 Vystavovatel, který nabízí potraviny nebo nápoje, je provozovatelem potravinářského podniku ve smyslu příslušných předpisů. Za bezpečnost a nezávadnost nabízených potravin odpovídá výhradně on. Pořadatel pouze poskytuje prodejní místo a do výroby, skladování, přepravy ani prodeje potravin nijak nevstupuje.

9.2 Vystavovatel je povinen zajistit plnění všech hygienických a potravinových předpisů. Zejména musí:

• mít platné oprávnění k činnosti,
• mít zdravotní průkazy všech osob, které s potravinami manipulují,
• dodržovat zásady správné hygienické praxe a postupy založené na HACCP,
• dodržovat teplotní režim při skladování a prodeji,
• zajistit zdroj pitné vody pro mytí rukou a nádobí,
• správně označovat potraviny a informovat o alergenech.

9.3 Vystavovatel nese plnou odpovědnost za újmu na zdraví a jiné škody způsobené jím nabízenými potravinami a nápoji, například při otravě jídlem. Stejně tak odpovídá za porušení hygienických a dalších právních předpisů. Pokud v souvislosti s jeho činností vznikne pořadateli škoda, sankce uložená úřadem (např. krajskou hygienickou stanicí nebo SZPI) nebo nárok třetí osoby, vystavovatel ji pořadateli v plné výši nahradí.

9.4 Použití otevřeného ohně, plynových spotřebičů a grilů je možné jen po předchozím odsouhlasení pořadatelem a v souladu s požárními předpisy.

9.5 Pořadatel doporučuje používat vratné nebo kompostovatelné nádobí a obaly a omezit jednorázové plasty na minimum.

10. Odpovědnost a povinnosti vystavovatele

10.1 Vystavovatel se festivalu účastní na vlastní odpovědnost a nebezpečí. Musí mít platné oprávnění k prodávané činnosti a plnit veškeré své zákonné povinnosti, zejména daňové, živnostenské a vůči spotřebitelům. Za vady prodaného zboží a služeb odpovídá kupujícím sám.

10.2 Pořadatel neodpovídá za ztrátu, odcizení nebo poškození zboží a vybavení vystavovatele. To platí během festivalu i mimo jeho otevírací dobu.

10.3 Vystavovatel odpovídá za škody, které on nebo jeho pomocníci způsobí na majetku pořadatele, správce objektu, návštěvníků nebo dalších vystavovatelů. Odpovídá také za újmu na zdraví, kterou způsobí svou činností nebo provozem stánku.

10.4 Pokud třetí osoba uplatní vůči pořadateli nárok, který vznikl v souvislosti s činností vystavovatele, vystavovatel pořadateli nahradí vše, co v této souvislosti musel pořadatel vynaložit.

11. Úklid a porušení podmínek

11.1 Vystavovatel udržuje svůj prostor během akce v čistotě. Po skončení ho předá uklizený a odveze si vlastní odpad, pokud pořadatel neurčí jinak.

11.2 Při hrubém nebo opakovaném porušení těchto podmínek může pořadatel vystavovatele z festivalu vykázat. Vystavovatel v takovém případě nemá nárok na vrácení poplatku.

12. Vyšší moc a počasí

12.1 Festival může být zrušen z důvodů, které pořadatel nemůže ovlivnit, například kvůli úřednímu zákazu, živelní pohromě, extrémnímu počasí nebo epidemii. V takovém případě pořadatel s vystavovatelem dohodne jednu ze dvou možností: převedení poplatku na další ročník, nebo vrácení poplatku sníženého o prokazatelně vynaložené náklady.

12.2 Nepříznivé počasí samo o sobě není důvodem ke zrušení festivalu ani k vrácení poplatku. U venkovních ročníků se vystavovatel musí připravit na déšť i vítr.

13. Fotografie a propagace

13.1 Festival je fotografován a natáčen. Vystavovatel souhlasí s tím, že pořadatel může k propagaci festivalu použít záběry, na kterých je zachycen on nebo jeho stánek.

13.2 Pořadatel může vystavovatele zdarma představit na webu a sociálních sítích festivalu. Vystavovatel na požádání dodá logo, krátký popis a fotografii a souhlasí s jejich zveřejněním.

14. Osobní údaje

14.1 Správcem osobních údajů je pořadatel daného ročníku festivalu uvedený v potvrzení účasti a na faktuře.

14.2 Pořadatel zpracovává osobní údaje uvedené v přihlášce a v další komunikaci s vystavovatelem, tedy jméno a příjmení, název firmy, IČO, e-mail, telefon a fakturační údaje. Zpracovává je výhradně za účelem organizace festivalu, komunikace s vystavovatelem a vystavení faktury.

14.3 Právním základem zpracování je plnění smluvního vztahu, plnění zákonných povinností (zejména účetních a daňových) a oprávněný zájem pořadatele na propagaci festivalu podle článku 13.

14.4 Údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k organizaci festivalu. Údaje na účetních dokladech se uchovávají po dobu stanovenou zákonem. Pořadatel může vystavovatele oslovit s nabídkou účasti na dalších ročnících. Vystavovatel může tato sdělení kdykoli odmítnout.

14.5 Osobní údaje pořadatel nepředává třetím osobám. Výjimkou jsou zpracovatelé, kteří mu pomáhají s organizací a administrativou, například poskytovatel e-mailových a účetních služeb, a případy, kdy to ukládá zákon.

14.6 Vystavovatel má právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Tato práva uplatní e-mailem na sarka@svetem.net. Má také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

15. Závěrečná ustanovení

15.1 Pořadatel může tyto podmínky aktualizovat. Pro vystavovatele platí znění účinné ke dni potvrzení jeho účasti.

15.2 Dotazy a přihlášky směřujte na sarka@svetem.net.

Tyto podmínky jsou účinné od 1. 8. 2026.